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新闻发布会策划之活动场地攻略

发布时间:2018-06-05  

新闻发布会是一个企业面向社会的发声窗口,是企业形象的展现。因此企业对新闻发布会筹备都会非常重视,那新闻发布会策划很重要的一点就是活动场地的选择。今天上海发布会策划公司就多年来策划新闻发布的经验来和大家分享一下,关于新闻发布会策划之活动场地有哪些需要考虑的因素。
新闻发布会场地选择
1.对场地星级是否有要求
这取决于你这场活动想要达到的目的,是公司内部的,还是面向客户的,是否需要做一下面子工程、形象工程,看你的需求。五星级豪华酒店肯定环境好、服务优,当然这一切也同样会体现在价格中。
 
2.对场地位置、交通是否有要求
这取决于你来参会的嘉宾,如果是公司内部同事参与,那就选择离公司近的酒店;如果是外宾多的,就选择使馆区附近的酒店;如果是全国各地赶来参会的客户,可以选择离机场或火车站近的酒店。还要看来宾的出行方式,如果地铁多就优选离地铁近的。也可以按照商圈来选择,大望路国贸商圈、望京商圈、建国门东单商圈、西单金融街商圈、中关村商圈、亮马桥三元桥商圈等等,还可以按照二环沿线、三环沿线、四环沿线来找酒店。
 
3.对会场的要求(挑高、面积、装修风格、新旧程度等)
这取决于你的活动类型,挑高矮的3米及以下的只适合普通的会议,挑高矮确实看起来不够大气。如果是个启动仪式、发布会之类的,建议选择挑高6米左右的厅,现场才可以出效果。如果是商务会议,就不要找那种90年代装修风格,老接婚礼宴会的厅。一般装修不超过5年的厅都比较显新,审美也符合现代大众审美。
 
4.确定好活动日期,和酒店签了合同,就不要更改
更改活动时间,会给酒店出租场地带来麻烦,造成空置率,而一般酒店都会收取违约金作为代价让违约方买单。即便赶上管理没那么严格的酒店,帮你往后延期,恐怕近期的好日期也都预定出去了,所以在和酒店签合同的时候,一定确定好时间,特别是和这场活动邀请的重要嘉宾确定好。
 
5.确定好活动日期、活动场所,要向公安机关进行报批
为了确保活动的顺利进行,在活动开始前需向场地所在的公安机关进行活动报批。一般情况下,人数超过50人以上的活动均需报批,人数较多的活动还需配备安保设施跟安保人员。有些人可能会认为不进行报批也没有什么影响,办一场活动最重要的就是安安全全、顺顺利利的完成,所以千万不要存在侥幸心理,或者嫌麻烦不进行报批,不然活动当天被叫停可就不划算了。
 
6.需邀约媒体的活动需提前向公安机关报备  
大多数主办方办一场活动,最终目的是想要更多的人看到公司成果,有些
活动就需要邀请媒体到场,那么需要有媒体到场的活动,不分邀请媒体的多寡,一律需要向公安机关进行报批。
 
7.与酒店确定搭建时间
活动搭建时间需与酒店具体协调,一般情况下,活动前一天会场如果没有活动,晚7点后便可进场搭建,如果有活动,要等前一场活动结束,撤场完毕后再进场搭建。具体搭建时间需要与酒店确认好,再告知搭建方,充分沟通协调好,才可保障搭建的顺利进行。
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